Cash-Flow Planung im E-Commerce: So vermeiden Sie böse Überraschungen

Ein Gastbeitrag der Kernaussagen GmbH

Eine saubere Planung für den Cash-Flow aufzusetzen stellt viele Unternehmen vor eine echte Herausforderung. Die Auswirkungen einer unvollständigen Cash-Flow-Aufstellung im Zuge einer mehrmonatigen oder sogar mehrjährigen Finanzplanung können extrem sein. Das Unternehmen kann dabei sogar unbemerkt in einen Liquiditätsengpass steuern. Im schlimmsten Fall kann dies das Ende der Firma bedeuten.

Wer einen realistischen Ausblick auf seine Liquidität in der Zukunft erhalten möchte, muss also alle Faktoren im Blick behalten. Hier möchten wir daher einige Hinweise für eine aussagekräftige Cash-Flow-Planung, insbesondere für E-Commerce-Unternehmen, geben.

Wann kann ich mit Geldeingängen rechnen?

Den meisten Unternehmern fällt es noch recht leicht, ihre Umsätze und Kosten realistisch vorherzusagen. Doch wann werden diese Positionen liquiditätswirksam? Wann müssen die Kunden ihre Rechnungen bezahlen und der Unternehmer seinerseits Kosten begleichen? An dieser Stelle herrscht oft große Unsicherheit.

Spielen wir verschiedene Fälle durch:

Ein Unternehmen macht laut Buchhaltung im September 100.000€ Umsatz. Den Kunden wird ein Zahlungsziel von 14 Tagen nach Rechnungseingang gewährt.

Erst einmal ist davon auszugehen, dass das Unternehmen die Rechnungen an Kunden über den Monat verteilt verschickt. Somit sollten alle Rechnungen, die zwischen dem 01. und dem 15. September verschickt werden, noch im gleichen Monat bezahlt werden. Der Unternehmer kann also noch im September von einem Geldeingang in Höhe von 50.000€ zzgl. MwSt. * ausgehen. Der Rest wird erst im Folgemonat bezahlt.

Das gleiche Unternehmen legt nun fest, dass die Rechnungsstellung nur einmal im Monat zum 01. erfolgt.

Unter dieser Annahme wäre davon auszugehen, dass die kompletten Ausgangsrechnungen in Höhe von 100.000€ zzgl. MwSt. * noch im gleichen Monat von den Kunden beglichen werden. Jedenfalls so lange der Unternehmer von einer perfekten Zahlungsmoral bei ihnen ausgeht.

Was tun, wenn Kunden unpünktlich zahlen?

Nehmen wir folgenden Fall an:

Der Unternehmer des bereits beschriebenen Unternehmens schätzt die Zahlungsmoral seiner Kunden als eher durchwachsen ein. Mindestens ein Drittel überzieht das gewährte Zahlungsziel immer großzügig.

Statt der 100.000€ Zahlungseingang muss der Unternehmer damit rechnen, dass ein Drittel seiner Kunden erst im Folgemonat bezahlen wird. Somit sollte er im September mit höchstens 66.667€ zzgl. MwSt. * rechnen und mit dem Rest des Geldes erst im Folgemonat. So ist er auf der sicheren Seite.

Verfallen Sie nicht gleich in Panik!

Sich über die Zahlungsmoral seiner Kunden bewusst zu sein, hat auch den Vorteil, nicht bei kurzem Überziehen der Frist gleich die verbale Brechstange auspacken zu müssen. Auch Kunden mit etwas schlechterer Zahlungsmoral können durchaus loyale Kunden sein, die man nur ungern vergrault.

Posten, die gerne übersehen werden

Häufig erleben wir, dass bei der Cash-Flow-Planung Positionen, die nicht unmittelbar Teil der Ergebnisplanung sind, vergessen werden. Sehr oft sind dies Investitionen und Finanzierungen.

Sollen Rechner, Möbel, Maschinen oder auch Lizenzen angeschafft werden, beeinflussen diese natürlich nicht direkt den Gewinn oder Verlust. Allerdings belasten sie den Cash-Flow und gehen dann über die Abschreibungen in das Ergebnis ein.

Ein Beispiel:

Es wird ein Notebook im Wert von 1.000€ netto zum 01.September angeschafft. Alle anderen Geschäftsvorfälle des Monats September ergeben ein Ergebnis vor Steuern, Zinsen und Abschreibungen (EBITDA) von 5.000€. Weiteres Anlagevermögen gibt es aus Vereinfachungsgründen nicht.

Das Notebook wird direkt bezahlt und reduziert damit den Liquiditätsstand des Unternehmens um 1.000€ zzgl. MwSt.*. Das buchhalterische Ergebnis des Unternehmens vor Steuern und Zinsen (EBIT) wird jedoch nur mit 27,78€ belastet und beläuft sich somit auf 4.972,22€. Dies liegt daran, dass die Anschaffungskosten des Notebooks auf die betriebliche Nutzungsdauer verteilt werden.

Für diese Zeitspannen gibt es offizielle Tabellen. Das konkrete Notebook muss beispielsweise auf 3 Jahre bzw. 36 Monate abgeschrieben werden. (1.000€ Anschaffungskosten / 36 Monate = 27,78€/Monat)

Gleiches gilt auch für Finanzierungen. Diese beeinflussen die Liquidität zwar direkt, aber das Ergebnis des Unternehmens nur über ggf. anfallende Zinsen.

Der beliebte Sonderfall: Abo-Modelle

Besonders im E-Commerce sind Abo-Modelle weit verbreitet. Deren Besonderheiten müssen bei der Cash-Flow-Planung unbedingt berücksichtigt werden.

Ein Unternehmen bietet seinen Kunden Abonnements für 120€ netto bei einer Laufzeit von 6 Monaten an. Am 01. September schließt ein Kunde ein solches ab.

In der Regel wird der Gesamtbetrag mit Vertragsabschluss fällig. Das Unternehmen erhält zum 01. September die Summe von 120€ zzgl. MwSt. *. Trotzdem beläuft sich der Umsatz im September auf nur 20€. Der Rest der Summe wird abgegrenzt und auf die kommenden fünf Monate verteilt.

Für eine gute Cash-Flow-Planung muss der Unternehmer also wissen, wie viele Kunden er in welchem Monat neu hinzugewinnen wird und welche Kunden ihr Abo in einem Monat verlängern werden. Davon hängt letztlich ab, zu welchem Zeitpunkt das Unternehmen welche Einbußen zu erwarten hat.

Lassen Sie sich von nichts überraschen

Im Gesamtkontext kann eine schlampige Cash-Flow-Planung Unternehmen in schwere Krisen führen. Genauso wichtig wie das langfristige Plus im Geschäftsbericht, ist zu wissen, welche Beträge wann zur Verfügung stehen. Selbst wenn ein Unternehmen nur zwischenzeitlich Einnahmeausfälle zu erwarten hat, kann fehlende Zahlungsfähigkeit den Betrieb sehr schnell teuer zu stehen kommen. Hier auf alles vorbereitet zu sein, ist der Schlüssel zu langfristiger Stabilität.

Die Mehrwertsteuer wird jeweils zum vom Finanzamt festgelegten Zeitpunkt fällig, dabei wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnet. Hieraus ergibt sich entweder eine Zahllast oder eine Forderung gegenüber dem Finanzamt. Auf eine detaillierte Beschreibung wird in diesem Artikel verzichtet.

Die Kernaussagen GmbH bildet seit über drei Jahren das Controlling für Startups und KMU ab. Zum Leistungsumfang gehören außerdem Investorenberichte sowie die Erstellung der Finanzplanung.

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