Chatbots

July 17, 2024

Leah

Was kostet ein Chatbot? Alle Preisfaktoren im Überblick

Meetings, bei denen eine E-Mail gereicht hätte, sind genauso überflüssig wie Live-Chats, die ein Chatbot hätte führen können.

Chatbots sparen Zeit und Ressourcen Ihres Teams, so dass sich die Kosten für eine Chatbot-Software und das initiale Anlernen des Chatbots sehr schnell auszahlen können.

Experten schätzen , dass der Einsatz von Chatbots 2023 zu einer jährlichen Ersparnis von 11 Milliarden Dollar geführt hat, ein gewaltiger Anstieg gegenüber den 6 Milliarden, die für das Jahr 2018 berechnet wurden.

Was Unternehmen zu einer konkreten Fragen führt — “Wie hoch sind die Kosten für die Integration eines Chatbots in Sales- und Supportprozesse?”

Wenn Sie erfahren möchten, wie viel ein Chatbot kostet und ob sich die Investition bezahlt macht, geben wir Ihnen hier einige praktische Zahlen und Formeln an die Hand.

• Was kostet ein Chatbot?
• Wann lohnt sich ein Chatbot?
• Wie viel Geld kann mein Unternehmen mit einem KI-Chatbot sparen?
• Kostenloser Chatbot-ROI-Rechner

Die Investition unterscheidet sich erheblich, je nachdem, ob Sie einen einfachen Wenn-Dann-Bot (Regelbasierter Chatbot) oder einen KI-Chatbot wählen.

Regelbasierte Bots gibt es bei vielen Software-Anbietern sogar kostenlos, wobei die Preise mit dem Funktionsumfang steigen und dann bis zu 300 Euro monatlich kosten. Zudem ist die Anlernphase zeitintensiver und es Bedarf einer kontinuierlichen Weiterentwicklung, damit Nutzer nicht in Sackgassen landen.

KI-Chatbots sind allgemein deutlich teurer, vor allem, wenn sie auf das GPT-Sprachmodell zurückgreifen. Die höheren Kosten zahlen sich insbesondere für mittelständische und große Unternehmen aus, da die KI auf fast menschlichem Niveau mit ihren Kunden sprechen und viele Anfragen selbstständig lösen kann. Dadurch ist auch die Anlernphase kürzer und die Weiterentwicklung weniger zeitintensiv, wodurch die Kosten der Instandhaltung geringer sind.

Hier ist eine grobe Aufstellung, was die Chatbot-Kosten für einen KI-Chatbot beinhalten:

• Monatliche Kosten für die Chatbot-Plattform: Je nach Funktionsumfang des Bots liegen diese in der Regel zwischen 500 € und 1000 € im Monat.
• Kosten durch Chat-Volumen: zum Beispiel 10 € pro 1.000 Chats pro Monat
• Kosten für Training und Monitoring: Bedenken Sie die Stunden, die Ihr Team in das initiale Training des Bots stecken muss bzw. die Kosten für ein externes Entwicklerteam.

Die Kosten für die Ersteinrichtung sind höher, wenn Sie ein externes Team oder den Chatbot-Anbieter beauftragen, den Bot zu bauen und einzubinden. Durch Userlikes zentrale Wissensdatenbank, dem AI Automation Hub, können Sie Ihren Bot ohne Programmierkenntnisse erstellen und sogar weitere Automatisierungsfunktionen anbinden, wie eine intelligente FAQ-Seite.

Den AI Automation Hub konnte ich innerhalb von drei Tagen aufbauen, testen und implementieren. Darauf folgte eine etwa einwöchige Live-Testphase. Wir hatten zuvor schon einen Logik-Bot, daher gab es auch einen Fragenkatalog, der sich schnell und problemlos migrieren ließ. Die Handhabung ist im AI Automation Hub auch einfacher, so dass für den Bot keine Programmierung mehr anfällt. Das hat die Implementierung zusätzlich beschleunigt."

Jochen Hofmann, Senior Online Marketing Manager Website bei der PSD Bank Nürnberg

Viele Anbieter von Kundenservice-Software bieten auch All-in-One-Lösungen an, mit denen Sie nicht nur Zugriff auf den Chatbot-Baukasten erhalten, sondern auf einen zentralen Posteingang, in dem Mitarbeiter und Chatbots Hand in Hand arbeiten.

Userlike bietet eine solche All-in-One-Software genauso wie z.B. Freshworks , ChatFlow und iAdvize. Der Chatbot kann ungelöste Fragen dadurch an einen Mitarbeiter weiterleiten.

Chatbot-Kosten: Anbieter im Vergleich

Wir empfehlen, einen Chatbot-Anbieter zu wählen, der eine Bot-Mensch-Übergabe ermöglicht, also eine All-in-One-Software über die sowohl ihre Chat-Mitarbeiter als auch ihr Chatbot arbeiten.

In unserer Chatbot-Studie haben wir gelernt, dass Kunden kein Problem damit haben, mit einem Chatbot zu sprechen, solange es einen einfachen Weg gibt, zu einem menschlichen Mitarbeitenden zu wechseln, wenn der Bot nicht weiterkommt. Dann ist der Chatbot keine Insellösung, sondern ein Teil eines Kunden-Messaging-Tools, über das auch Ihre Mitarbeiter Nachrichten mit Kunden austauschen können, z.B. über WhatsApp, Instagram und SMS.

Wenn Sie Unterstützung dabei brauchen, Traffic auf Ihre Seite zu bekommen, Leads zu qualifizieren und/oder ein großer Teil Ihrer Support-Anfragen aus FAQ-Fragen und simplen Aufgaben (z.B. Anpassung des Kundenprofils oder Senden von Vertragsvorlagen) besteht, dann ist ein Chatbot sehr wahrscheinlich eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.

Ein Chatbot ist 24/7 auf allen Kanälen (WhatsApp, Instagram, Facebook, etc.) für Ihre Kunden da, führt sie zu passenden Angeboten in Ihrem Online-Shop oder unterstützt sie bei der Navigation auf Ihrer Website, so dass Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter frei werden.

Indem er Ihre Besucher über die Buyer Journey hinweg begleitet, hilft der Chatbot Neugierde in ernsthaftes Interesse zu verwandeln und heiße Leads zu generieren, auf die sich Ihr Team konzentrieren kann. Erfahren Sie alles über die Vorteile von Chatbots im Artikel "Wie Sie Chatbots erfolgreich für Ihr Unternehmen nutzen".

How-to-Guide: So geht Automatisierung im Kundenservice

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Am einfachsten ist die Nutzung eines Chatbot-ROI-Rechners, um einen Anhaltspunkt zu bekommen, wie viele Kosten Sie mit einem Chatbot einsparen.

Um das Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen aber noch genauer zu bestimmen, empfehlen wir Ihnen bestimmte Kennzahlen Ihres Live-Chat-Kanals auszuwerten. Sollten Sie noch keinen Live-Chat-Kanal anbieten, ist es ratsam, den Kanal einzuführen, bevor Sie mit Ihrem Chatbot-Projekt starten - schließlich sollte der Chatbot in der Lage sein, komplexe Anfragen und warme Leads an einen Mitarbeiter weiterzuleiten.

Telefon- und E-Mail-Support werden Ihnen zwar auch eine gewisse Einschätzungsgrundlage geben, Chats sind allerdings besser geeignet, um zu ermitteln, inwiefern ein Chatbot den Kundenservice entlasten würde. Die folgenden drei Kennzahlen helfen Ihnen dabei realistisch zu bestimmen, wie viel Ihr Unternehmen durch einen Chatbot sparen kann und somit auch, ob die monatlichen Kosten für den KI-Chatbot und dessen Training gerechtfertigt sind.

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Anzahl an Anfragen, die von einem Chatbot beantwortet werden könnten

Chatbots übernehmen einfache Fragen, um Ihre menschlichen Kollegen zu unterstützen und mehr Leads zu generieren. Damit Sie eine Vorstellung davon zu bekommen, mit wie vielen Anfragen der Chatbot helfen kann, empfehlen wir Ihnen ein System einzuführen, das genau diese “einfachen” Fragen kennzeichnet.

In unserer Chat-Software Userlike bieten wir Ihnen mit Tags die Funktion, Chats mit Schlagwörtern zu markieren, z.B. “FAQ” oder “Standard”. So können Sie in Analytics auf einen Blick sehen, wie oft der Tag genutzt wurde. Das Ergebnis gibt Ihnen einen guten Anhaltspunkt, wie groß das Automationspotenzial ist.

Sobald Sie die für einen Chatbot geeigneten Anfragen identifiziert haben, können Sie im nächsten Schritt die Berechnung vornehmen. Wir empfehlen dafür mindestens 100 Unterhaltungen zugrunde zu legen, um zu einer repräsentativen ersten Einschätzung zu kommen.

Prozentsatz der für einen Chatbot geeigneten Anfragen berechnen:

(Anzahl der Anfragen, die von einer FAQ beantwortet werden könnten / Gesamtanzahl der Anfragen) *100

Sagen wir, von 100 Unterhaltungen können 30 mit Nachrichtenvorlagen beantwortet werden. Diese (30 Antworten / 100 Unterhaltungen) *100 = 30%. Wir nennen dies das FAQ-Verhältnis.

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Ihre aktuellen Kosten, um einfache Anfragen zu beantworten

Simple FAQ-Anfragen, die Ihre Mitarbeitenden individuell lösen müssen, können Sie eine Menge kosten - sowohl Geld, als auch Zeit. Der nächste Schritt zur Bestimmung Ihres Einsparungspotenzials mit einem Chatbot hilft Ihnen dabei zu kalkulieren, wie viel Sie für das Beantworten einfacher Fragen pro Monat und Jahr ausgeben. Die Summe wird dann mit dem FAQ-Verhältnis aus Schritt 1 multipliziert.

Zuerst bestimmen Sie das durchschnittliche monatliche oder jährliche Gehalt eines Support-Mitarbeitenden. Für unser Beispiel gehen wir von einem Gehalt von 2.000 Euro aus.

Als nächstes schätzen Sie, wie viel Prozent der Arbeitszeit auf die Beantwortung simpler Fragen verwendet wird. Wenn ein durchschnittlicher Mitarbeitender 100 % seiner Zeit damit verbringt, würden Sie das Gehalt einfach mit 1 multiplizieren (was in unserem Fall 2.000€ wäre) und zum nächsten Schritt übergehen. Wenn die Mitarbeiter:in allerdings zu 80 % mit FAQ-Fragen ausgelastet ist, würden Sie das Gehalt mit 0,8 multiplizieren.

Zuletzt multiplizieren Sie das Zwischenergebnis mit dem Prozentsatz der Chats, die von einem Chatbot bearbeitet werden könnten (FAQ-Verhältnis aus Schritt 1).

Aktuelle Kosten für FAQ-Anfragen berechnen:

• Durchschnittliches Gehalt einer Support-Mitarbeiter:in: 2.000€
• Arbeitszeit, die auf Beantwortung von FAQ-Anfragen entfällt: 80%
• Anzahl an Chatbot-geeigneten Anfragen (Schritt 1): 30%

0,8 * 2.000€ = 1.600€
1.600€ * 0,3 = 480€ im Monat werden für Chatbot geeignete
Unterhaltungen aufgewendet
480€ * 12= 5.760€ durchschnittlich im Jahr

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Anzahl an zusätzlichen Leads, die ein Chatbot generieren könnte

Chatbots beantworten in der Regel einfache Fragen. Doch sie können auch der Erstkontakt bei komplexen Anliegen sein. Das erhöht den Anteil heißer Leads, die Chat-Mitarbeitende übernehmen, anstatt Zeit damit zu verschwenden, erste Informationen abzufragen.

Beispielsweise erlaubt unsere Live-Chat-Software Userlike Ihren Chatbot-Support so einzustellen, dass bestimmte Anfragen an eine geeignete Mitarbeitende in Ihrem Service-Team weitergeleitet werden. Hier können Sie auch entscheiden, ob der Bot vorab Informationen wie Name und E-Mail-Adresse sammeln soll, noch bevor ein Mensch ins Spiel kommt.

Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar und helfen Ihnen, Leads auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten einzufangen. Nachteulen unter Ihrer Zielgruppe können durch einen ansprechenden Sales-Funnel geführt werden, wobei Chatbots die entschlossenen Käufer unter ihnen an Ihr Team weiterreichen.

Leads/Chats-Verhältnis berechnen:

Ermitteln Sie, wie viele Chat-Unterhaltungen Leads generiert haben. Dazu taggen Sie wie in Schritt relevante Unterhaltungen mit einem Keyword, z.B. “Lead”. So sehen Sie in Analytics, welcher Prozentsatz der Unterhaltungen zu Leads geführt haben.

Überschlagen Sie dann, wie wie viele Leads Sie etwa außerhalb Ihrer Servicezeiten verpassen. In Userlike haben wir einen Analytics-Bereich für “verpasste Gelegenheiten”, um das Tracking dieser verstrichenen Lead-Chancen deutlich zu machen. Genau das sind die potenziellen Kunden, die der Chatbot einfangen könnte.

Multiplizieren Sie die Anzahl der verpassten Gelegenheiten mit Ihrem Leads/Chats-Verhältnis. Schließlich multiplizieren Sie diesen Produktwert mit dem durchschnittlichen Wert, den ein Lead für Ihr Unternehmen hat.

Zusätzlichen Chatbot-Lead-Wert berechnen:

Verpasste Gelegenheiten * Leads/Chats-Verhältnis = zusätzliche Chatbot-Leads

Sagen wir, dass Ihr Leads/Chats-Verhältnis 20% beträgt und Sie im Durchschnitt 500 verpasste Chat-Gelegenheiten pro Monat haben. Dann können wir davon ausgehen, dass 20% (das Leads-/Chats-Verhältnis) dieser verpassten Chats von einem Chatbot in Leads verwandelt werden könnten. In unserem Beispiel also 500 * 0,2 = 100 Leads.

Zusätzliche Chatbot-Leads * Lead-Wert = zusätzlicher Chatbot-Lead-Wert in Euro

Nehmen wir weiterhin an, dass der durchschnittliche Wert pro Lead bei 350€ liegt. Entsprechend multiplizieren Sie 100 * 350€ für ein Ergebnis von 35.000 Euro von einem Chatbot zusätzlich generiertem Lead-Wert.

Als begeisterte Chatbot-Experten haben wir über die Jahre viele Erfolgsgeschichten verfolgt und schließlich unsere eigene Chatbot-Lösung als Teil unserer KI-Kundensupport-Plattform entwickelt.

Userlike hilft Ihnen dabei, einen Chatbot basierend auf GPT-4 zu erstellen, so dass Sie in kürzester Zeit einen leistungsstarken Chatbot in Sales und Support nutzen können. Da der Chatbot Teil unserer Kunden-Messaging-Lösung ist, übergibt er ungelöste Anfragen an Ihre Mitarbeiter.

Mit unserem Chatbot-ROI-Rechner können Sie in wenigen Sekunden ermitteln, wie viele Kosten Sie durch unseren Chatbot einsparen können.

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Sollten Sie sich für einen Chatbot von einem anderen Anbieter entscheiden, können Sie trotzdem von Userlikes Kunden-Messaging-Plattform profitieren. Binden Sie den fertigen Chatbot über unsere API-Schnittstelle ein – schon ist der Bot Teil Ihres Suppport-Teams, kann im Userlike Message Center überwacht werden und Chats an passende Mitarbeiter weiterleiten.

Melden Sie sich kostenlos und unverbindlich bei Userlike an und kontaktieren Sie unser Service-Team, wenn Sie bereit sind, über Ihr Support-Automatisierungsprojekt und Chatbot-Kosten zu sprechen. 🤖