Messaging Support

October 30, 2024

Alina Günder

WhatsApp Unternehmenskonto: Anleitung, Kosten und Einrichtung für Ihren Unternehmensaccount

WhatsApp hat unsere private Kommunikation radikal verändert. Es ermöglicht eine einzigartige Form der Kundenkommunikation. Sie erlaubt Ihnen, zwischen einem langsamen (E-mail-ähnlichen) Hin-und-Her zu einem Echtzeit-Live-Chat zu wechseln.

Das macht “Hallo sind Sie da?”-Bedenken obsolet und hat einen großen Einfluss darauf, wie Unternehmen mit Auslastungsspitzen im Service umgehen können. Sie brauchen Ihr Team nicht zu erweitern oder Kunden in nervige Warteschlangen zu verbannen. Kunden wissen, dass sie eine Antwort bekommen, sobald Sie da sind.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein WhatsApp Business Unternehmenskonto erstellen, Ihren Business-Account einrichten und erfolgreich für Ihr Unternehmen nutzen.

1. Die Vorteile von WhatsApp für Unternehmen
2. WhatsApp Unternehmenskonto per App oder Platform einrichten?
3. Die WhatsApp Business App: Funktionen & Einrichtung
4. Die WhatsApp Business Platform: Funktionen & Einrichtung
5. Anwendungsfälle: WhatsApp Unternehmenskonto erfolgreich nutzen
6. Preise: Was kostet ein WhatsApp Business Account?
7. WhatsApp-Business-Richtlinien: Diese Regeln gelten für Unternehmen
8. Offizielles Unternehmenskonto: Wie Sie den grünen Haken erhalten
9. Datenschutz: Wie Sie WhatsApp DSGVO-konform nutzen
10. Wie Sie WhatsApp als Kommunikationskanal bewerben
11. WhatsApp Business & Userlike
12. WhatsApp-Business-Unternehmenskonto: FAQs

Die Vorteile eines WhatsApp-Unternehmenskontos stehen im direkten Zusammenhang mit den Stärken von WhatsApp als privaten Kommunikationskanal.

Reichweite. Statistiken zeigen: WhatsApp wird von allen Altersgruppen häufiger genutzt als Facebook, Instagram, TikTok und Snapchat. Mit mehr als zwei Milliarden Nutzern weltweit ist WhatsApp die erste Wahl, wenn es darum geht, mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben.

Die große Reichweite von WhatsApp erklärt, warum sich Unternehmen zunehmend für Kunden-Messaging im Support und Vertrieb interessieren.

Eine von Twilio durchgeführte Umfrage mit 1.500 europäischen Unternehmen zeigt, dass diese neben Live-Chat und Chatbots besonders in Messaging-Dienste investieren möchten.

Öffnungsraten. 98% der Messenger-App-Nachrichten werden geöffnet und gelesen. Vergleichen Sie das mit der durchschnittlichen Öffnungsrate von E-Mails (22%) und der Reichweite eines gut-performenden Facebook-Posts (7%).

Geringe Hürde. Für Kunden ist Messaging unumstritten der bequemste Weg, um mit einem Unternehmen zu kommunizieren, schließlich entspricht es genau ihren Gewohnheiten. Konsumenten überprüfen Ihre Nachrichten mehrmals täglich.

Vergleichen Sie das mit E-Mails: Nachdem Sie ein Unternehmen kontaktiert haben, müssen Sie sich daran erinnern, das Postfach erneut auf eine Antwort zu überprüfen. Das erfordert zusätzliche kognitive Anstrengung.

Zahlreiche Anwendungsfälle. 50% der Kunden, die mit Unternehmen texten, tun das über die gesamte Customer Journey hinweg – für Fragen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung, um einen Kauf zu tätigen, für eine Reservierung oder Kunden-Support. In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über mögliche Anwendungsbeispiele von WhatsApp für Unternehmen.

Kundenbeziehungen. Es ist etwas Unbezahlbares, ein Teil der Kontaktliste Ihrer Kunden zu sein. Es schafft mehr Vertrauen in Ihre Marke: Fast 30% der WhatsApp-Nutzer klicken auf den Call-to-Action-Button in WhatsApp-Newslettern (z. B. auf den Link zu Ihrem Shop). Das macht WhatsApp zu einem weitaus effektiveren Kanal für die Leadgenerierung als E-Mail (3%) und Social Media (5%).

Zudem ist es in vielen Ländern immer häufiger üblich, direkt über Messenger-Apps einzukaufen. Uber Delhi zum Beispiel ermöglicht es seinen Kunden, eine Fahrt mit einer einfachen WhatsApp-Nachricht zu buchen.

Mehr Artikel zu WhatsApp-Business-Vorteilen

• WhatsApp Business: Vorteile und Nachteile im Überblick
• WhatsApp: Die wichtigsten Nutzerzahlen in Deutschland

WhatsApp bietet zwei Möglichkeiten, WhatsApp Business einzurichten. Welche die richtige für Sie ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab.

WhatsApp Business App: Vor- und Nachteile

• Die kostenlose WhatsApp Business App ist eine “Out-of-the-box”-Lösung, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde – wie Frisöre, Zahnärzte oder kleine Online-Shops. Sie bietet eine Reihe von integrierten Unternehmensfunktionen, z.B. automatische Begrüßungsnachrichten. Die Nutzung des WhatsApp-Business-Accounts ist auf fünf Geräte beschränkt und wichtige Standardfunktionen (Weiterleitungen, Mitarbeiter-Routing, Chatbots, etc.) für den Kundensupport fehlen.
• Die Business-App bietet Ihnen keine individuellen Nutzerkonten , die Sie für jedes Ihrer Teammitglieder einrichten können. Das bedeutet, dass die Nutzung der App an die verknüpften Geräte gebunden ist und sich ihre Teammitglieder nicht mit einem individuellen Zugang in Ihren WhatsApp-Unternehmensaccount einloggen können.
• Da die Business-App ist immer mit einem Smartphone verbunden ist, entstehen aus Datenschutzsicht außerdem Sicherheitslücken. Damit ist ein WhatsApp Firmenaccount über die WhatsApp Business (Premium) App für professionelle Service-Teams ungeeignet. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt “Datenschutz: Wie Sie WhatsApp DSGVO-konform nutzen”.

WhatsApp Business Platform: Vor- und Nachteile

• Die WhatsApp Business Platform wurde für kleine und große Unternehmen mit professionellen Kundenservice-Teams entwickelt. Die Anwendung ist skalierbar und kann flexibel mit Ihrer bestehenden Unternehmenssoftware und -prozessen verbunden werden.
• Die WhatsApp Business Platform ist nicht kostenlos, dafür ist die Verwendung im Unternehmen DSGVO-konform und ermöglicht sogar den Versand von genehmigten WhatsApp-Newslettern. Durch den größeren Spielraum für Unternehmen gibt es für die Platform-Lösung aber auch mehr Regeln. Mehr dazu im Kapitel “Regeln für WhatsApp Unternehmenskontos”.

Ich gehe jetzt kurz auf den Funktionsumfang und die Vorteile beider Lösungen ein und komme dann direkt zum praktischen Teil: Wie Sie WhatsApp Business einrichten und als Service- und Marketingkanal nutzen.

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Unternehmenskonto über die WhatsApp Business App: Funktionen und Einrichtung

Die WhatsApp-Business-App ist eine erweiterte Version der normalen WhatsApp-App. Sie erlaubt Ihnen, ein Business-Profil anzulegen und einen Katalog mit Produkten und Serviceleistungen zu erstellen. Die Grundversion der WhatsApp Business App ist kostenlos und ermöglicht die Verknüpfung mit 5 Geräten.

In der kostenpflichtigen Premium-Version der App (derzeit nur für wenige Test-Accounts verfügbar) gibt es zwei Feature-Erweiterungen: Es können bis zu 11 Geräte mit dem WhatsApp-Unternehmensaccount verbunden werden und es ist erkennbar, welcher Mitarbeiter eine Kundenanfrage beantwortet hat.

Funktionen der WhatsApp Business (Premium) App

• Unternehmensprofil. Lassen Sie Ihre Kunden wissen, was Ihr Unternehmen tut, zu welchen Zeiten Sie verfügbar sind und teilen Sie ihnen Ihre Website, Anschrift und E-Mail-Adresse auf einen Blick mit.
• Katalog. Erstellen Sie einen Katalog mit Ihren Produkten. Wenn Sie einen Online-Mode-Shop haben, können Sie zum Beispiel Ihre Kollektion vorstellen. Laden Sie dazu eins oder mehrere Bilder hoch, einen Titel, Preis, Beschreibung sowie optional einen Link zum Onlineshop und einen Produkt-Code.
Diese Konditorei zeigt verschiedene Kuchen in der Katalog-Funktion. Quelle: Guiding Tech
• Kurzlink. Damit Kunden einen Chat starten können, ohne ihre Nummer vorher abzuspeichern, generieren Sie über die App einen Click-to-Chat-Link oder QR-Code, welche sie Ihren Kunden auf Ihrer Website oder auf Print-Materialien zur Verfügung stellen. Nutzen Sie eine WhatsApp Business Platform können Sie dazu einen Link-Generator verwenden oder den Link manuell erstellen.
• Labels. Sie können Ihren Kontakten passende Labels zuordnen und diese später auch ändern. Praktisch ein Mini-CRM-Feature.
• Automatisierte Nachrichten. Erstellen Sie einige automatisierte Nachrichten, beispielsweise eine Abwesend-Nachricht außerhalb Ihrer Servicezeiten oder eine Begrüßung neuer Kunden.
• Schnellantworten. Diese vorformulierten Nachrichten können Sie für häufig gestellte Fragen erstellen. Zum Beispiel um sich bei einem Kunden zu bedanken oder spezielle Richtlinien zu erklären.
• Broadcasting. Erstellen Sie eine Broadcasting-Liste mit bis zu 256 Kontakten. Sie können diese Funktion als eine Art Newsletter nutzen.

Viele kleine Unternehmen rund um den Globus nutzen die WhatsApp Business App bereits, zum Beispiel die Kaffee Privatrösterei in Düsseldorf.

Wenn Sie der Unternehmer-Typ sind, der immer unterwegs ist, dann ist die mobile Version der Messenger-App genau das richtige für Sie. Wenn Sie meistens am Schreibtisch sitzen, dann würde ich die Browser-Version der WhatsApp Business App empfehlen. So können Sie mit Ihren Kunden bequem über die Computertastatur chatten.

Wie Sie Ihren WhatsApp Business Account erstellen und einrichten

Sie können die App im Apple App Store oder im Google Play Store kostenlos herunterladen.

WhatsApp Unternehmensaccount einrichten - Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Verwenden Sie eine separate Telefonnummer. Wenn Sie Ihr privates Handy nutzen, wird die App fragen, ob Sie Ihre aktuelle Nummer für WhatsApp Business verwenden möchten. Das ist wahrscheinlich nicht der Fall, da Sie sie dann nicht mehr für Ihre private Kommunikation nutzen können.
2. Laden Sie die App herunter. Vom App Store oder Google Play Store.
3. Öffnen Sie die App. Klicken Sie auf “Akzeptieren & Weiter.”
4. Entscheiden Sie, ob Sie Zugriff auf Ihre Kontakte erlauben möchten. Wenn Sie dem zustimmen, wird WhatsApp auf die Informationen Ihrer Kontakte zugreifen, wie die Telefonnummer, um Kundennamen und -bild zu importieren. Beachten Sie, dass dieser Punkt aus Datenschutzsicht umstritten ist. Besprechen Sie das daher mir Ihrem Datenschutzbeauftragten. Mehr Informationen zum Thema WhatsApp und Datenschutz erhalten Sie weiter unten oder in unserem Artikel WhatsApp im Unternehmen - Das sagt die DSGVO .
5. Erstellen Sie Ihr Profil. Richten Sie Ihren Account mit Unternehmensname, Profilbild (meist ein Logo) und der Unternehmenskategorie ein.

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Unternehmenskonto über die WhatsApp Business Platform: Funktionen und Einrichtung

Diese Lösung wurde für mittlere und größere Unternehmen entwickelt. Über die WhatsApp Business Cloud API verknüpfen Sie Ihr WhatsApp-Unternehmenskonto mit der Kunden-Messaging-Platform eines offiziellen WhatsApp-Business-Partners, eine sogenannte WhatsApp Business Platform. WhatsApp bietet die Platform also nicht selbst an, sondern setzt auf professionelle Anbieter von Kunden-Messaging-Lösungen, wie Userlike.

Die WhatsApp Business Platform ermöglicht Firmen, WhatsApp-Support über ein professionelles Tool anzubieten – mit unbegrenzten Accounts für Ihr Team und erweiterten Funktionen für Kundenservice und Vertrieb. Darüber hinaus erlaubt sie Ihnen, alle WhatsApp-Kundeninteraktionen in einer Plattform zu verwalten – anstatt sie über verschiedene Geräte und Mitarbeiter hinweg zu verstreuen.

Das hat auch einen Einfluss auf die Datensicherheit. Im Gegensatz zur kostenfreien WhatsApp Business App, erfüllt die WhatsApp Business Platform die deutschen Datenschutzanforderungen für den Einsatz im Unternehmen. Mehr zum Thema Datenschutz von WhatsApp Business erhalten Sie in unserem Beitrag " WhatsApp im Unternehmen – was sagt die DSGVO?"

Einige Beispiele für Unternehmen, die Ihren WhatsApp Business Account über eine WhatsApp Business Platform betreuen, sind Toyota, OTTO und Decathlon.

'Omotenashi' ist fester Bestandteil der Toyota-Unternehmensphilosophie. Es steht für hohe Aufmerksamkeit und Fürsorge. Daher bieten wir unseren Website-Besuchern fast selbstverständlich den Kontaktkanal WhatsApp an, der vielen von ihnen am bequemsten und vertrautesten ist.

Roland Blask, Senior Specialist Customer Experience, Toyota

Funktionen der WhatsApp Business Platform

• Newsletter. Mit WhatsApp-Campaigns senden Sie Ihren Kunden personalisierte Marketing-Nachrichten, um Sie über neue Angebote, und Restocks zu informieren oder auch individuelle Rabattcodes oder Produkt-Neuigkeiten zu teilen.
• Mitarbeiterweiterleitung. Mit der professionellen WhatsApp Business Variante können Sie, im Gegensatz zur App, eingehende Nachrichten bequem an Kollegen weiterleiten.
• Automatische Übersetzungen. Viele WhatsApp Business Plattformen, wie auch Userlike, haben eine integrierte Live-Übersetzungsfunktion. Spricht ein Lead oder Kunde nicht dieselbe Sprache des Mitarbeiters, kann er die Funktion aktivieren und chattet so automatisch in der Sprache des Interessenten, da Nachrichten in Echtzeit in die gewünschte Sprache übersetzt werden.
• Kundenprofile. Sammeln Sie alle relevanten Informationen Ihrer Kunden, um intelligente Kundenprofile zu erstellen. Ergänzen Sie neben Basisdetails wie Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummern auch Produktvorlieben oder Interessen.
• WhatsApp Flows. Mit WhatsApp Flows, ein Automations-Feature von WhatsApp Business, können Unternehmen dank individueller Formular-Sequenzen Daten Ihrer Kunden und Leads abfragen. Sie können beispielsweise Umfragen über dieses Feature abbilden oder Kunden die Möglichkeit geben, in einer WhatsApp Unterhaltungen Termine oder Karten für ein Konzert zu buchen.
• KI-Chatbot. Zwar ermöglicht auch die WhatsApp Business App Support-Automation, allerdings ist diese auf einfache Funktionen, wie Schnellantworten oder Abwesenheitsnachrichten beschränkt. Wenn Sie Ihre Serviceprozesse vereinfachen und Kunden 24/7 per WhatsApp zur Verfügung stehen möchten, dann ermöglicht Ihnen eine WhatsApp-Plattform einen KI-Chatbot einzusetzen. Er kann Kundendaten abfragen, den Lieferstatus mitteilen oder Kunden rund um die Uhr bei Fragen und Problemen unterstützen. WhatsApps einzige Vorraussetzung für den Einsatz eines Chatbots ist, dass die Unterhaltung jederzeit an einen geeigneten Mitarbeiter weitergeleitet werden kann.

WhatsApp Business Platform: Wie Sie Ihr Unternehmenskonto erstellen und einrichten

Zugang zur einer WhatsApp Business Platform erhalten Sie über "Business Solution Provider" (BSP), also verifizierte Partner von WhatsApp, die Ihnen nicht nur die Platform, sondern auch den API-Schlüssel bereitstellen. Je nach Anbieter wird die Verknüpfung Ihres WhatsApp-Unternehmensaccounts und der Platform etwas anders ablaufen. Mit Userlike richten Sie Ihr WhatsApp-Unternehmenskonto in wenigen Minuten ein:

1. Userlike-Account erstellen. Registrieren Sie sich für Userlike, um unsere WhatsApp Business Platform 14 Tage kostenlos und risikofrei zu testen. Wenn Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount nach der Testphase weiterhin nutzen möchten, bieten wir Ihnen das bereits ab 90 Euro monatlich, inklusive Website-Chat und professioneller Servicefunktionen.
2. WhatsApp-Business-Account in Userlike anlegen. Um Ihren WhatsApp-Business-Account mit Userlike zu verbinden, müssen Sie deshalb zunächst WhatsApp als neuen Kanal in Userlike anlegen. Sie können neben WhatsApp auch andere Messaging-Apps mit Userlikes zentralem Posteingang verbinden, z.B. Facebook, Instagram und SMS.
3. WhatsApp-Unternehmensaccount erstellen und einrichten. Sie werden nun Schritt für Schritt durch den Verknüpfungsprozess geführt, um Ihr Unternehmenskonto mit der Platform zu verbinden und Ihren WhatsApp Business Account anzulegen. Dabei wird Ihr persönlicher WhatsApp-API-Schlüssel generiert und automatisch in Userlike hinterlegt.
4. Sofort loslegen!

Setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung, wenn Sie einen WhatsApp-Unternehmensaccount erstellen möchten. Weitere Informationen zu den Vorteilen von Userlike und WhatsApp-Business für Unternehmen finden Sie in dem Beitrag "WhatsApp Business API – alles was Sie wissen müssen."

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Anwendungsfälle: Wie Sie Ihr Unternehmenskonto erfolgreich nutzen

Nachdem Sie nun die Vorteile von WhatsApp als Kanal kennen und wissen, wie Sie einen WhatsApp-Business-Account einrichten, gilt es nun herauszufinden, wie Sie den Messenger in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Es gibt eine Vielzahl interessanter Anwendungsfälle:

WhatsApp Business für Sales & Support

Platzieren Sie WhatsApp-Buttons und QR-Codes entlang der Customer Journey, um WhatsApp als hürdenlosen Kanal zu nutzen, der schnellen und persönlichen Support mit nur wenigen Klicks ermöglicht – vor und nach dem Kauf.

Proaktiver Kundenservice. Sie müssen nicht darauf warten, dass Ihre Kunden Sie kontaktieren. NoBroker erhöht die Interaktionsrate, indem sie Immobilienbesitzern ermöglichen, Bilder ihrer Räumlichkeiten einfach per WhatsApp zu teilen. NoBroker fügt sie dann automatisch dem Inserat hinzu.

Multimedia-Support. Manchmal kann es schwierig sein, ein Problem schriftlich zu erklären. WhatsApp erlaubt Kunden Sprachnachrichten und Bilder zu versenden, um ihre Situation oder ihr Problem zu schildern. Ebenso können Unternehmen Produktvideos und Anleitungen schicken, wenn Kunden bei der Auswahl eines Produkts Unterstützung brauchen oder Hilfe bei einem komplexen Anwendungsfall benötigen.

Updates und digitale Dienstleistungen. Die hohen Öffnungsraten von WhatsApp verhindern, dass wichtige Nachrichten untergehen. Die Airline KLM versendet hilfreiche Transaktionsnachrichten, wie die Bordkarte. Die Modemarke Zellbury geht noch einen Schritt weiter und nimmt bereits Bestellungen per WhatsApp entgegen.

Quelle: Zellbury

Produkt-Katalog. Geben Sie Ihren Kunden bereits über WhatsApp einen Einblick in Ihr Produktportfolio mit Links zu den passenden Landing-Pages auf Ihrer Website. Das Label Human Blood stellt seine ungewöhnlichen T-Shirt-Drucke direkt in der App vor und motiviert seine Kunden dadurch, die Designs mit ihren Freunden zu teilen.

Quelle: allfacebook.de

Sie möchten noch mehr Beispiele für WhatsApp im Vertrieb und erfahren, wie Sie Ihr WhatsApp-Unternehmenskonto dafür nutzen können? Dann lesen Sie unseren Artikel “WhatsApp im Vertrieb: 9 Möglichkeiten über WhatsApp zu verkaufen.”

WhatsApp Business im Marketing

Da WhatsApp noch ein relativ neuer Marketing-Kanal ist, bekommen kreative Kampagnen große Aufmerksamkeit. Das sind mögliche Anwendungsfälle:

Click-to-WhatsApp-Anzeigen. Was glauben Sie ist effektiver: Nutzer per Instagram-Anzeige direkt zu Ihrem Angebot zu führen oder sie erst in ein WhatsApp-Gespräch zu involvieren? Uber Eats hat beide Optionen getestet und ein eindeutiges Ergebnis erhalten: 6 Mal mehr App-Registrierungen mit einer Click-to-WhatsApp-Anzeige im Vergleich zu einer Standard-Anzeige mit einem Direkt-Link zu Ihrer Liefer-App. In unserem Artikel zu WhatsApp-Click-to-Chat, erklären wir Ihnen wie Sie solch einen Link in nur drei Schritten erstellen.

Platzieren Sie einen Click-to-WhatsApp-Button entweder in einer Facebook/Instagram-Anzeige oder in Ihrem Social-Media-Profil, so wie Luckyshrub.

Marketing-Chatbot. Ein Chatbot kann Ihre Marketing-Strategie unterstützen, indem er hilfreiche Services bietet. Legos Bot zum Beispiel half seinen Kunden, das perfekte Geschenk auf der Grundlage von Alter und persönlichen Vorlieben zu finden. Außerdem kann ein Bot Ihnen helfen, Leads Quiz-ähnlich mit Fragen über ihre Wünsche und Interessen zu qualifizieren. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Guide zu WhatsApp-Chatbots.

Kampagnen. Zeitlich begrenzte Kampagnen auf WhatsApp können je nach Branche verschiedene Formen annehmen. Als Lebensmittelhersteller, können Sie Ihrer Zielgruppepersonalisierte Rezepte auf Basis eines Bildes vom Inhalt ihres Kühlschranks empfehlen (so wie von Hellmann’s ) oder motivieren Sie Kunden Ihnen per Textnachricht gute Argumente zu schicken, wieso sie Karten für Ihre exklusive Sommer-Party verdient haben (so wie Absolut Vodka). Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel Userlike “Messenger Marketing: Diese Strategien wirken.”

WhatsApp Newsletter. Newsletter auf Messaging-Kanälen sind noch nicht weit verbreitet. Aber wenn ein Kanal das Potential hat, in naher Zukunft eine gute Alternative zum E-Mail-Newsletter zu sein, dann ist es WhatsApp. Fast 90% der Messenger-Newsletter werden derzeit über WhatsApp versendet. Im Vergleich zu Instagram und Telegram, die zusammen nur 6% erreichen. Mit Userlike erstellen Sie WhatsApp-Newsletter und Kampagnen in wenigen Schritten und passen die Inhalte mit wenigen Klicks an verschiedene Zielgruppen an.

Mehr Artikel zum Thema WhatsApp Marketing:

• WhatsApp-Marketing: Erfolgreiche Strategien und Studien
• Messenger Marketing: Diese Strategien wirken

WhatsApp Business für Recruiting

Direkte Kontaktmöglichkeiten. Sobald potenzielle Bewerber Ihre Job-Anzeige sehen, ist die nächste Hürde, sich dafür zu bewerben. Machen Sie es Kandidaten so einfach wie möglich den Bewerbungsprozess zu starten, indem Sie einen QR-Code oder WhatsApp-Click-to-Chat-Button neben Ihrer vakanten Stelle platzieren.

Einfacher Bewerbungsprozess. Ermöglichen Sie es den Kandidaten, den Bewerbungsprozess in WhatsApp zu durchlaufen. In einer einfachen Frage-Antwort-Situation führt ein Chatbot sie durch die einzelnen Schritte und fragt sie nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen.

Kampagne zur Unternehmenskultur. Interessenten möchten wissen, wie es sich anfühlt, für Sie zu arbeiten. Geben Sie Bewerbern einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur, indem Sie Bewerber zu einem virtuellen Tag der offenen Tür über WhatsApp einladen (wie beispielsweise Daimler). Lassen Sie die Teilnehmer den Arbeitsalltag Ihres Trainee-Managers oder anderer Mitarbeiter mitverfolgen und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Mehr Artikel zum Thema WhatsApp-Recruiting:

• Wie Sie WhatsApp im Recruiting richtig einsetzen
WhatsApp Business: Datenschutz, Beispiele und erste Schritte
In diesem Guide finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen.
Kostenlos herunterladen

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Preise: Was kostet ein WhatsApp-Business-Account?

Im Gegensatz zur WhatsApp Business App, die in der Grundversion komplett gratis ist, wird für die Nutzung einer professionellen WhatsApp Business Platform eine monatliche Gebühr für den Anbieter fällig. Die Kosten unterscheiden sich erheblich je nach Platform-Anbieter. Zudem können Unterhaltungs-Gebühren durch WhatsApp entstehen. Die Kosten setzen sich aus folgenden Posten zusammen:

• WhatsApp Business Platform. Das sind die Kosten, die Sie jeden Monat an Software-Anbieter der WhatsApp Business Platform zahlen. Bei Userlike erhalten Sie ab 90 Euro monatlich Zugang zum WhatsApp Business, inklusive einer ausgereiften Multi-Messenger-Plattform für Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Co.
• Kosten für Nutzer-initiierte Unterhaltungen. Seit dem 01.10.2024 sind alle Unterhaltungen, die Ihre Leads oder Kunden initiieren komplett kostenlos. Sie zahlen also nie, wenn ein Kunde sie anschreibt und sie daraufhin antworten. Beachten Sie allerdings, dass Sie mit einer Nachrichtenvorlage antworten müssen, wenn Sie später als 24 Stunden auf die Nachricht reagieren. Freitext-Nachrichten sind also immer nur 24 Stunden nach einer Nachricht vom Kunden möglich. Hinweis: Möchten Sie mit einem Transaktions-Template antworten, z.B. um dem Kunden die angefragte Rechnung zu schicken, ist auch das innerhalb von 24 Stunden kostenlos. Ist das 24-Supportfenster aber abgelaufen und sie senden die Rechnung, berechnet WhatsApp in dieser Themenkategorie eine Gebühr.
• Kosten für Unternehmens-initiierte Unterhaltungen. Wenn Unternehmen dem Kunden zuerst schreiben wollen, zum Beispiel einen Newsletter oder ein automatisiertes Update zum Lieferstatus, zahlen Sie für jede 24h-Unterhaltung, die Sie als Unternehmen proaktiv starten. Damit möchte WhatsApp Spam verhindern und als wertvolles Marketing-Tool natürlich auch mitverdienen. Details zu WhatsApps Preisgestaltung für Unternehmensaccounts finden Sie in unserem Post WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick.

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WhatsApp-Business-Richtlinien: Diese Regeln gelten für Unternehmen

WhatsApp ist für Unternehmen unter anderem deshalb so interessant, weil es ihnen erlaubt, überfüllte E-Mail-Posteingänge zu umgehen und ihre Kunden auf einem relativ übersichtlichen Kanal zu erreichen.

Nur logisch, dass WhatsApp verhindern möchte, dass auch sie mit der Zeit zum Opfer von Spam-Chaos werden und Nutzer abwandern. Daher gilt eine strenge Richtlinie für WhatsApp-Business-Accounts. Das sind die Punkte, die mir am wichtigsten erscheinen:

• Nur erwünschte Nachrichten. Sie können Nachrichten an Kunden senden, die (a) Ihr Unternehmen zuerst anschreiben oder (b) sich explizit damit einverstanden erklärt haben, Nachrichten von Ihnen zu erhalten – z.B. in dem sie beim Check-out einen Haken setzen (“Ich möchte auf WhatsApp über Aktionsrabatte informiert werden”).
• Bei proaktiver Ansprache: Nur als Vorlagennachricht. Schreiben Sie Kunden zuerst an, z.B. eine Newsletter-Nachricht mit dem Link zum wöchentlichen Prospekt, können sie nicht einfach drauf lostippen. Unternehmens-initiierte Unterhaltungen werden immer mit einer Vorlagennachricht gestartet. Innerhalb der WhatsApp Business Platform legen Sie dazu beliebig viele Nachrichtenvorlagen an, die in wenigen Minuten von WhatsApp genehmigt werden und dann immer wieder verwendet werden können. Durch Platzhalter in den Vorlagen, ist es möglich, verschiedene Produktnamen, Preise und Bilder zu verwenden.
• In einem angemessenen Zeitrahmen. Wenn sich ein Kunde bei Ihnen per WhatsApp meldet, dann haben Sie 24 Stunden lang Zeit, um mit einem freien Text zu antworten – das “Kundenservice-Fenster”. Antworten Sie später, zählt die Antwort als Beginn einer Unternehmens-initiierten Unterhaltung und erfordert deshalb eine Nachrichtenvorlage. Hat Sie der Kunden z.B. nach Ihren Abo-Preisen gefragt, können Sie ihm nach Ablauf der 24 Stunden eine Vorlagennachricht schicken, die zu dieser Frage passt (“Vielen Dank für Ihre Anfrage! Ich habe unsere Preisliste 💰 als PDF mitgeschickt. Falls Sie weitere Fragen haben, lassen Sie es mich wissen!”)
• Ohne Frustration. WhatsApp-Bots sind gewöhnlich die erste Anlaufstelle für Kunden. Auch wenn KI-Bots heute die meisten FAQ-Fragen erfolgreich beantworten, brauchen Menschen in vielen Situationen persönliche Hilfe. Deshalb erwartet WhatsApp, dass Sie eine einfache Möglichkeit anbieten, jederzeit zu einem menschlichen Service-Agenten zu wechseln, falls der Bot das Problem nicht löst. Beispielsweise in Form einer Weiterleitung zum Live-Chat oder einem Link zu einem E-Mail-Formular.
• In Einklang mit der Handelsrichtlinie. WhatsApp hat eine Handelsrichtlinie, die insbesondere auf Produkte und Leistungen hinweist, welche nicht über ihre Plattform verkauft werden dürfen. Einige davon sind wenig überraschend, beispielsweise menschliche Körperteile und Zündstoff. Schauen Sie sich also auf jeden Fall die Liste an, bevor Sie loslegen.

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Offizielles Unternehmenskonto: Wie Sie den grünen Haken erhalten

Wenn Sie bereits WhatsApp-Support in Anspruch genommen haben, dann haben Sie vielleicht schon den grünen Haken neben dem Unternehmensprofil gesehen. Genau wie der blaue Instagram-Haken, schafft das Symbol Vertrauen und vermittelt Autorität.

Bild von Facebook für Entwickler

Um den grünen Haken von WhatsApp für Ihr Unternehmenskonto zu erhalten, müssen Sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen:

• Sie haben Ihren WhatsApp Business Account über eine offizielle WhatsApp Business Platform wie Userlike eingerichtet
• Ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung ist aktiviert
• Sie sind ein namhaftes Unternehmen

Wenn Sie diese Kriterien erfüllen, haben Sie zwei Optionen, den grünen Haken zu beantragen.

Anleitung: Wie Sie den Status als offizielles WhatsApp-Unternehmenskonto erhalten

Der einfachste Weg für einen grünen Haken für Ihren Unternehmensaccount läuft über Ihren Platform-Anbieter. Da dieser ein offizieller WhatsApp-Partner ist, wirkt Ihre Anfrage direkt seriöser. Als Userlike-Kunde stellen wir Ihnen ein einfaches Antragsformular zur Verfügung und übernehmen den Prozess für Sie.

Eine weitere Option ist der Weg über den WhatsApp Business Manager:

1. Wählen Sie die relevante WhatsApp-Nummer aus
2. Starten Sie die Anfrage für den grünen Haken
3. Belegen Sie Ihre Markenautorität. Sie können dazu bis zu fünf

Links, zum Beispiel zu Social-Media-Accounts, Bewertungsportalen und Artikeln, hinzufügen. Wenn die Anfrage abgelehnt wird, können Sie es einen Monat später wieder versuchen.

Mehr Details finden Sie in unserem Artikel “WhatsApp-Business-Account verifizieren: So bekommen Sie den grünen Haken”.

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Datenschutz: Wie Sie WhatsApp DSGVO-konform nutzen

Die Kosten und Regeln, die mit der WhatsApp Business Platform verbunden sind, könnten kleinere Unternehmen dazu motivieren, ihren Unternehmensaccount einfach über die WhatsApp Business App zu erstellen und loszulegen.

Die Business-App kommt neben den limitierten Service-Funktionen mit einem entscheidenden Nachteil: Ein professionelles, DSGVO-konformes Setup ist mit der App so gut wie unmöglich. Das liegt daran, dass WhatsApp in der Lage ist, die Kontaktliste auf dem verwendeten Smartphone auszulesen.

Wenn nicht alle Ihre Kontakte WhatsApp nutzen (oder nicht mehr), reichen Sie WhatsApps Servern persönliche Telefonnummern weiter – ohne Zustimmung der Inhaber. Deshalb ist für eine DSGVO-konforme Einrichtung die WhatsApp Business Platform der richtige Weg.

Ein weiterer relevanter Faktor für ein solides Sicherheits-Setup ist die Wahl einer professionellen WhatsApp-Business-Plattform, die sich bei der Software-Entwicklung an den Richtlinien der DSGVO orientiert. Wir empfehlen einen Anbieter aus der EU bzw. Europäischen Handelsraum zu wählen, so wie Userlike mit Hauptsitz und technischer Infrastruktur in Deutschland.

Weiterlesen:

• Live-Chat, der Datenschutz und DSGVO-Konformität garantiert
• WhatsApp im Unternehmen – was sagt die DSGVO
Userlike: Kurze Chats, langfristige Kundenbeziehungen
Über 10.000 Unternehmen wie Toyota und Hermes setzen auf die Kundenservice-Software von Userlike, um ihre Kunden besser zu unterstützen – via Website-Chat, WhatsApp, Chatbots und Co.
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Wie Sie Ihre Kunden mit dem WhatsApp-Kanal vertraut machen

Einen Support-Kanal wie Website-Chat einzuführen ist leicht; Sie binden das Chat-Fenster auf Ihrer Website ein und Ihre Kunden werden es beim nächsten Besuch sofort sehen.

Das ist bei WhatsApp nicht der Fall. Sie müssen den WhatsApp-Support bewusst in Ihre Customer Journey integrieren. Hier sind sechs Ideen, wie Sie als Unternehmen Ihren WhatsApp-Kanal bekannt machen.

Kontaktseite. Sie können WhatsApp auf Ihrer Kontaktseite erwähnen. Zeigen Sie Ihre Telefonnummer und/oder ergänzen Sie einen Call-To-Action-Button, der den Web-Besucher direkt zu einer WhatsApp-Unterhaltung führt, entweder über die Mobil-App oder die Browser-Version.

Website-Button. Mit der gleichen Logik des Call-To-Action auf der Kontaktseite, können Sie einen Website-Button für WhatsApp einbinden, wie Sie es vom Website-Chat kennen. Der Vorteil ist, dass der unauffällige Button den Kunden durch die Customer Journey auf Ihrer Website begleitet, so dass er nicht extra danach suchen muss. Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wie ein BMW-Händler den Multikanal-Button-Ansatz umgesetzt hat.

Dieses BMW-Autohaus aus Zürich bietet zahlreiche Kontakt-Optionen auf der rechten Seite der Website.

Transaktionale Nachrichten. Dies ist eine wirkungsvolle Lösung, um Kunden zu überzeugen, dass es vorteilhaft ist, sich mit Ihnen per WhatsApp zu verbinden. Beim Check-out bieten Sie Ihnen an, die Rechnung und/oder Bestell-Updates per WhatsApp zu erhalten. Logistik-Unternehmen Hermes hält seine Kunden beispielsweise mit Statusnachrichten zur Paketlieferung auf dem Laufenden. Wenn Sie es erstmal in die Kontaktliste Ihres Kunden geschafft haben, wissen diese, wo sie Sie bei der nächsten Frage oder Bestellung finden können.

QR-Code. Kunden können einen WhatsApp-Chat mit Ihnen auch per Scan eines QR-Codes starten. Das könnten Sie zum Beispiel in Kombination mit Plakat- oder Print-Werbung nutzen. Stößt die Anzeige auf Interesse, können Leser den Code direkt einscannen und Ihne ihre Fragen stellen. Ein ähnlicher Ansatz lässt sich auch über die eingangs erwähnten Click to WhatsApp -Anzeigen auf Facebook und Instagram verfolgen.

Warteschleifen-Ansage. Ihren Kunden verschiedene Servicekanäle zu bieten ist gut, um möglichst alle Kundenpräferenzen abzudecken. Trotzdem möchten Sie besonders auf den von Ihnen bevorzugten Kanal hinweisen. Telefonsupport ist der teuerste Servicekanal und führt tendenziell eher zu großen Kunden-Frustrationen, z.B. durch Warteschleifen, Weiterleiten und Wiederholungen. Anstatt Ihre Kunden mit Popsongs zu berieseln, können Sie sie über Ihren bevorzugten Servicekanal informieren:

“Vielen Dank für Ihren Anruf. Derzeit sind alle unsere Leitungen belegt. Wussten Sie schon, dass Sie uns auch über WhatsApp erreichen können? Anfragen per WhatsApp können von uns leichter bearbeitet werden, so dass wir Ihr Anliegen eventuell schneller klären können. Senden Sie dafür einfach eine WhatsApp-Nachricht an die Nummer: [Ihre-Nummer]. Ich wiederhole: [Ihre-Nummer].”

Automatische E-Mail-Antwort. E-Mail hat weniger Nachteile als Telefon, wenn es um die typischen Kundenärgernisse geht, aber auch weniger Vorteile im Vergleich zum Messaging-Kanal. Wenn ich eine E-Mail an ein Unternehmen schicke, bereite ich mich mental bereits darauf vor, keine Antwort zu erhalten. Um diese Zweifel zu beseitigen, senden viele Unternehmen eine Auto-Reply-Nachricht , die über die voraussichtliche Wartezeit informiert. Solche automatischen Antworten sind wiederum eine gute Gelegenheit, Ihren Kunden Ihren bevorzugten Servicekanal ans Herz zu legen. Beispielsweise könnten Sie die automatische Nachricht so beenden:

“P.S.: Schreiben Sie uns für schnelleren Service über WhatsApp: [Ihre-Nummer]”

Wie Sie mit der WhatsApp Business Platform von Userlike starten

Wenn Sie nach einer professionellen Lösung suchen, um Ihren Kundenservice mit WhatsApp Business zu erweitern oder WhatsApp Newsletter an segmentierte Empfängergruppen zu senden, schauen Sie sich Userlike an.

Neben der Verknüpfung mit WhatsApp, fließen die Nachrichten von allen relevanten Messenger-Kanälen in eine zentrale Inbox.

Denn WhatsApp ist zwar bei Nutzern am meisten verbreitet, doch viele verwenden mittlerweile auch weitere Messenger-Apps. Mit Userlike bekommen Sie alle Kanäle in einer Anwendung.

Mit WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, E-Mail, Threema , SMS, E-Mail und – nicht zuletzt – Website-Chat, ermöglichen Sie allen Kunden eine angenehme Messaging-Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. Egal welchen Kanal ein Kunde für die Kontaktaufnahme nutzt, Sie empfangen und beantworten alle Nachrichten gebündelt im Userlike Message Center.

Die WhatsApp-Business-Platform von Userlike ist ab 90 Euro monatlich verfügbar. Testen Sie unsere Software kostenlos und unverbindlich.

Melden Sie sich im Chat auf unserer Website oder direkt über WhatsApp bei uns. Wir freuen uns, Sie bei dem Start mit WhatsApp für Ihr Unternehmen zu unterstützen!

WhatsApp-Business-Unternehmenskonto: FAQs

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Was ist ein WhatsApp Unternehmenskonto?

Wenn Sie WhatsApp Business nutzen, wird Ihr Konto automatisch als Unternehmensaccount gelistet. Für die Präsentation Ihrer Marke steht Ihnen im Gegensatz zu privaten Accounts ein Firmenprofil zur Verfügung.

Klickt Ihr Kunde auf Ihr Profil, sieht er alle relevanten Informationen auf einen Blick: ein Titelbild, eine Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens und bei welchen Themen sich Kunden per WhatsApp an Sie wenden können, eine E-Mail-Adresse, eine Website, die Geschäftsadresse sowie die Öffnungszeiten, zu denen Sie erreichbar sind.

Zudem ermöglicht Ihnen WhatsApp, den normalen Unternehmensaccount in einen offiziellen Unternehmensaccount umzuwandeln. Offizielle Accounts erhalten einen grünen Haken neben dem Firmennamen, was die Glaubwürdigkeit des Profils erhöht.

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Wie richte ich meinen WhatsApp Unternehmensaccount ein?

Das Einrichten eines WhatsApp Business Accounts ist ganz einfach. Wir haben Ihnen die Anleitung für die App und die Cloud API in Kürze zusammengefasst.

WhatsApp Business App:

Laden Sie sich die WhatsApp Business App herunter, verifizieren Sie Ihre Telefonnummer, erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil mit allen Details und Infos zu Ihrem Unternehmen. Danach können Sie eine Katalog mit Ihren Produkten und Dienstleistungen anlegen.

WhatsApp Business API / Cloud API:

Den Zugang zu einer WhatsApp Business-Plattform erhalten Sie über sogenannte Business Solution Provider (BSP), also verifizierte Partner von WhatsApp, die Ihnen nicht nur die Plattform, sondern auch den API-Schlüssel zur Verfügung stellen. Je nach Anbieter ist die Verknüpfung zwischen Ihrem WhatsApp-Unternehmenskonto und der Plattform etwas unterschiedlich.

Einmal verknüpft, können Sie Ihr WhatsApp-Business-Konto einrichten und eine allgemeine Beschreibung Ihres Unternehmens und weitere Informatione wie E Mail-Adresse, Website ect., hinzufügen.

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Was kostet ein WhatsApp Unternehmenskonto?

Ein WhatsApp-Business-Unternehmensaccount über die WhatsApp Business App ist kostenfrei.

Wenn Sie Ihren WhatsApp-Firmenaccount über die WhatsApp Business API nutzen, unterscheiden sich die Kosten je nach Plattform-Anbieter. Bei Userlike erhalten Sie bereits ab 90 Euro Zugang zur WhatsApp Business API / bzw. Cloud API.

Zusätzlich zu den Gebühren für die Business-Plattform, fallen bei WhatsApp auch Unterhaltungskosten an. Diese bezahlen Sie aber nur dann, wenn sie das monatliche Freikontigent von 1000 Unterhaltungen überschreiten.

Danach fällt, je nach Unterhaltungstyp (Nutzer-initiierte Unterhaltung (Service-Chat) / Unternehmen-initiierte Unterhaltung (Transaktion – Authentifizierung – Marketing)), eine Gebühr von 6-11 Cent pro Unterhaltung an. Wenn Sie ein Kunde anschreibt, können Sie 24h kostenfrei auf die Nachricht antworten.

Weitere Infos zum Kostenmodell von WhatsApp Business erhalten Sie in unserem Artikel: WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick.